Виды деловых писем
При первом знакомстве с деловой перепиской может сложиться впечатление, что это слишком сложная система. На самом деле, разные виды деловых писем органично соответствуют потребностям физического лица во взаимодействии.
Деловое письмо о сотрудничестве
Первым мостиком между возможными будущими партнерами становится, как правило, деловое письмо о сотрудничестве. Представители двух фирм могут уже познакомиться и провести предварительные переговоры, но официальным контактом станет именно письмо о сотрудничестве.
Важные моменты для этого документа:
- обращение к конкретному лицу;
- упоминание о встрече или источнике информации об этой фирме;
- краткое изложение по существу вопроса;
- таблицы, прайсы и прочую дополнительную информацию лучше отправить в приложении.
Деловое письмо о встрече
В случае успеха, следующим шагом станет деловое письмо о встрече. Этот вид деловых писем может сократить количество промежуточных этапов переговоров и повлиять на успех предстоящей встречи. Заинтересованная сторона должна до мелочей продумать мероприятие:
- регламент;
- повестку;
- четко сформулировать вопросы для обсуждения;
- очертить круг второстепенных вопросов, которые могут возникнуть в процессе;
- подготовить информационные приложения, с которыми второй стороне желательно ознакомиться до встречи.
Такое предусмотрительное деловое письмо поможет избежать недоразумений, разночтений, других неприятных моментов, которые могут повлиять на результат переговоров. По результатам переговоров составляется еще одно деловое письмо о встрече – но уже в виде отчета о достигнутых результатах. Оно служит той же самой цели: убедиться, что партнеры правильно толкуют достигнутые договоренности. Второй стороне предлагается подтвердить протокол встречи или внести поправки - как правило, на протяжении одного дня.
Другие виды деловой корреспонденции
При уже налаженных отношениях чаще всего используются такие виды деловых писем, как деловое письмо-запрос и, соответственно, письмо-ответ. При любых изменениях в договоренностях или когда нужна дополнительная информация, одна фирма направляет другой письмо-запрос.
Для поддержания существующих деловых отношений или для налаживания новых, предусмотрены такие виды деловых писем, как деловое письмо-приглашение и деловое рекламное письмо. Фирма может организовать конференцию, выставку, семинар и так далее – и пригласить настоящих и потенциальных партнеров, в лице руководства или всего коллектива. Дешевле будет разослать рекламное письмо, но отдача от него значительно ниже.
Деловой этикет предполагает письмо-благодарность в ответ на выполнение контрагентом просьбы или за другое сотрудничество.
Некоторые виды деловой переписки могут быть более трудными для написания. Это:
- деловое письмо-отказ;
- деловое письмо с извинениями;
- деловое письмо-претензия;
- деловое письмо-просьба.
В этих документах особенно важно выдержать доброжелательный и уважительный тон. Что касается письма-просьбы, то, по правилам деловой этики, просительная формулировка используется даже в тех случаях, когда в жизни имело бы место требование.
На что обратить внимание при деловой переписке:
- важный момент для любого делового письма – обращение к конкретному лицу, с правильным написанием ФИО, должности, названия фирмы;
- независимо от того, пишете вы электронное деловое письмо или бумажное – оно должно быть на бланке фирмы со всеми реквизитами;
- этика, корректность и уважение – единственно допустимый тон для деловых писем.
- письмо должно быть выдержано в сухом, деловом стиле – лучше избегать эмоциональных оборотов из обычной речи.
Деловое письмо, написанное с учетом этих нюансов, произведет лучшее впечатление о своем отправителе. А в мире бизнеса это поможет открыть нужные двери.
